Das Fenster „Summierungsschlüssel“

Titel

Nimmt eine Zeichenfolge auf, die den Spaltentitel darstellt. Spaltentitel müssen den jeweiligen Benennungskonventionen entsprechen. Spaltentitel werden von Monarch Classic zunächst dem Feld zufolge benannt, das zur Erstellung der Schlüsselspalte benutzt wurde. Bei Schlüsselfeldern, deren Werte in der ersten Summierungszeile horizontal angeordnet sind, werden als Spaltentitel die Schlüsselfeldwerte benutzt, und diese Titel können dann nicht geändert werden.

Wenn Sie den Spaltentitel ändern möchten, müssen Sie erst das Kontrollkästchen „Standardtitel verwenden“ deaktivieren und dann einen neuen Spaltentitel in das Bearbeitungsfeld „Titel“ eingeben.

Standardtitel verwenden

Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Standardtitel verwendet. Beim Standardtitel handelt es sich um den Namen des Feldes, das zum Erstellen der Schlüsselspalte verwendet wurde. Sie müssen diese Option deaktivieren, wenn Sie einen neuen Namen für die Spalte eingeben möchten.

Breite

Nimmt einen Wert auf, der die Breite der Spalte auf dem Bildschirm darstellt. Falls die Breite einer numerischen Schlüsselspalte auf einen geringeren Wert als die Breite der in der Spalte befindlichen Werte eingestellt ist, werden in der Spalte nur kleine Rautenzeichen (####) angezeigt. Bei Zeichen- und Datumsspalten werden in diesem Fall die auf dem Bildschirm erscheinenden Werte abgeschnitten.

Alle Spalten, die durch einen horizontalen Schlüssel erzeugt wurden, haben die gleiche Spaltenbreite. Wenn die Spaltenbreite einer Horizontalschlüsselspalte geändert wird, verändert sich damit automatisch auch die Breite aller damit verbundenen Spalten.

Anzeigen: Verdeckt

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die betreffende Summierungsspalte verdeckt. Ein verdecktes Schlüsselfeld kann aber trotzdem zum Sortieren verwendet werden.  Hinweis: Verdeckte Spalten werden nicht mit exportiert.

Alle Werte

Wählen Sie diese Option, wenn alle verfügbaren Schlüsselfeldwerte beim Erstellen der Summierung Verwendung finden sollen.

Erste n Werte

Wählen Sie diese Option, wenn nur die ersten n Schlüsselfeldwerte zum Erstellen der Summierung verwendet werden sollen.

Diese Option wird erst nach dem Sortieren der Summierung angewendet. Bei Auswahl der Sortieroption „Messwert“ (siehe Option „Messwert“ unter Registerkarte „Sortierung“ weiter unten) können Sie über diese Funktion eine „Erste-n-Analyse“ oder „Letzte-n-Analyse“ der Daten vornehmen.

Sie können diese Funktion beispielsweise dazu verwenden, eine Summierung zu erstellen, in der die Gesamtverkäufe für jeden Verkäufer in der Firma ausgeworfen werden, und dann diese Summierung auf die ersten 10 Verkäufer (d. h. die 10 Verkäufer mit den besten Umsätzen) beschränken. Wenn Sie in diesem Fall „Verkäufer“ als Schlüsselfeld und „Betrag“ als Messwert auswählen, können Sie den Schlüssel „Verkäufer“ nach „Betrag“ in absteigender Folge sortieren. Daraus ergibt sich dann eine Summierung, in der die Verkäufer nach Gesamtverkäufen sortiert sind, wobei der Verkäufer mit den höchsten Umsätzen an erster und der Verkäufer mit den niedrigsten Umsätzen an letzter Stelle steht. Sie können dann die Option „Erste n Werte“ für den Schlüssel „Verkäufer“ wählen, und den Wert für n auf 10 festlegen. Daraus ergibt sich dann eine Summierung, in der die zehn besten Verkäufer angezeigt werden, und die restlichen Verkäufer unter der Bezeichnung „Alle anderen“ zusammengefasst werden.

Werte aus Tabelle

Wählen Sie diese Option, wenn nur die von Ihnen spezifizierten Schlüsselfeldwerte zum Erstellen der Summierung verwendet werden sollen:

Diese Option kann auch dazu benutzt werden, eine besondere Sortierfolge für die Schlüsselwerte zu erstellen. Monarch Classic ermöglicht das Sortieren nach Schlüsselfeldern oder Messwerten, und zwar je nach Feldtyp entweder alphabetisch oder numerisch aufsteigend oder absteigend. In einigen Fällen ist es wichtig, die Sortierfolge genau zu definieren, wie z. B. beim Sortieren nach Monaten.

Klicken Sie auf „Aktuelle Werte hinzufügen“, um die Schlüsselfeldwerte aus einer Liste auszuwählen, aus denen die Summierung erstellt werden soll. Sie können aber auch Ihre eigenen Werten eingeben. Monarch Classic folgt der Reihenfolge, in der die Werte in der Liste angezeigt sind.

Über die Dropdown-Liste „Zuordnung“ legen Sie fest, wie Werte zugeordnet werden:

• Bei Genaue Übereinstimmung stimmen die Werte in der Tabelle exakt überein.

• Bei Gruppierung durch Verwendung von Platzhalterzeichen werden die Werte in der Tabelle als Platzhalterzeichen verwendet.

• Bei Gruppierung durch Verwendung von Werten als Obergrenze werden die Werte in der Tabelle als obere Grenzwerte verwendet und die Schlüsselfeldwerte in Bereiche gruppiert.

Klicken Sie auf „Datenlose Werte mit einbeziehen“, um Werte ohne Daten einzuschließen, auch wenn für diese im Bericht keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden.

„Akkumulator für nicht zugeordnete Werte“ wird zur Identifizierung aller Werte verwendet, die nicht in der Liste enthalten sind. Sie können auch festlegen, ob alle nicht zugeordneten Werte angezeigt, verdeckt oder verworfen werden sollen.

Messgrenzwert:

Wählen Sie diese Option, wenn die Summierung nur solche Schlüsselfeldwerte enthalten soll, bei denen eine ausgewählte Messwert-Zwischensumme entweder einer oberen oder unteren Grenze entspricht. Die untere Grenze wird durch „mindestens n“ und die obere Grenze durch „höchstens n“ ausgedrückt.

Wenn Sie beispielsweise eine Summierung erstellen, in der die Produktmengen nach Kunden ausgeworfen werden sollen, ist es vielleicht angebracht, nur solche Kunden anzuzeigen, die mehr als €5000.00 ausgegeben haben. In diesem Fall würden Sie „Kunde“ als Schlüsselfeld und „Betrag“ als Messwert wählen und dann die Option Messgrenzwert aktivieren. Anschließend müssen Sie den Eintrag „Betrag“ aus der Dropdown-Liste wählen und auf die runde Optionsschaltfläche „>=“ klicken sowie €5000 in das zugehörige Bearbeitungsfeld eingeben.

Daraus ergibt sich dann eine Summierung, in der alle Kunden angezeigt werden, die mehr als €5000 ausgegeben haben. Alle anderen Kunden werden unter der Bezeichnung „Alle anderen“ zusammengefasst.

Zeitintervall

Bei Auswahl dieser Option werden rechts im Bearbeitungsfeld „Zeitintervallwerte“ die Zeitintervalle aufgelistet, die den Bereich der für das Schlüsselfeld derzeit vorhandenen Datums-/Uhrzeitswerte umfassen, und zwar auf Basis des Anwendungsfilters der Summierung.

Dies ist genau der Bereich, der auch bei aktueller Berechnung der Summierung angewendet wird. Hinweis: Diese Option ist nur aktiv, wenn das Schlüsselfeld vom Typ „Datum/Uhrzeit“ ist. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Art des Zeitintervalls auszuwählen, die auf das Schlüsselfeld angewendet werden soll.

Sortieren nach

Schlüsselfeld

Wählen Sie diese Option, wenn ein Schlüsselfeld nach seinen eigenen Werten oder nach Position in der Liste „Spezifizierte Werte“ sortiert werden soll.

Ordnen nach:

• Feldwert – Wählen Sie diese Option aus, um die Schlüsselfelder nach ihren Werten zu sortieren.

• Position in Wertetabelle – Wählen Sie diese Option aus, um auf der Registerkarte „Übereinstimmung“ die Schlüsselfelder nach Position in der Liste „Spezifizierte Werte“ zu sortieren.

• Zeitintervallerweiterung – Wählen Sie diese Option, um auf der Registerkarte „Übereinstimmung“ die Schlüsselfelder nach Position in der Liste „Zeitintervallwerte“ zu sortieren.

Es ist zu beachten, dass „Position in Liste spezifizierter Werte“ und „Zeitintervallerweiterung“ nur verfügbar sind, wenn Sie Werte aus der Tabelle oder Zeitintervall im Unterregister „Übereinstimmung“ definieren.

Messwert

Wählen Sie diese Option, wenn ein Schlüsselfeld nach Messwerten sortiert werden soll. Diese Option ist sehr praktisch, wenn in der Summierung die Schlüsselfeldwerte vom größten bis zum kleinsten (oder umgekehrt) angezeigt werden sollen. Wenn Sie z. B. eine Summierung erstellen, in der die Umsätze nach Verkäufer ausgeworfen werden sollen, wollen Sie vielleicht die Verkäufer nach Gesamtumsatz und nicht nach Namen aufgelistet haben. Wenn Sie in diesem Fall „Verkäufer“ als Schlüsselfeld und „Betrag“ als Messwert auswählen, können Sie den Schlüssel „Verkäufer“ nach „Betrag“ sortieren, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.

Richtung

Aufsteigend

Wählen Sie diese Option, wenn Sie aufsteigend sortieren möchten.

Absteigend

Wählen Sie diese Option, wenn Sie absteigend sortieren möchten.

Format:

Horizontal (Reihen)

Wählen Sie „Horizontal“ aus, wenn Sie die Schlüsselfeldwerte entlang der X-Achse (d. h. horizontal über der ersten Reihe des Summierungsrasters) angezeigt haben möchten. Horizontal kann nur ein einziges Schlüsselfeld angezeigt werden. Falls bereits ein anderer Schlüssel als Horizontalschlüssel festgelegt ist, steht diese Option nicht mehr zur Verfügung.

Vertikal (Spalten)

Wählen Sie „Vertikal“ aus, wenn Sie die Schlüsselfeldwerte entlang der Y-Achse (d. h. am linken Rand des Summierungsrasters) angezeigt haben möchten.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung, falls Sie „Horizontal“ (Reihen) auswählen:

Horizontale Gesamtsummenspalte ausblenden

Wird dazu benutzt, die horizontale Gesamtsummenspalte in der Summierung auszublenden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung, falls Sie „Vertikale“ (Spalten) auswählen:

Vor jeder Schlüsselwertänderung Titelzeile einfügen

Wird dazu benutzt, vor jeder Schlüsselwertänderung eine Titelzeile einzufügen.

Text

Geben Sie Text ein, um den Schlüssel zu beschreiben. Diese Option wird verfügbar, wenn Sie eine Titelzeile einfügen.

Sie können auch weitere Optionen auswählen, um den Schlüsselwert gemeinsam mit dem Text anzuzeigen:

• Schlüsselwert links vom Text einfügen zeigt den Schlüsselwert vor dem Text an.

• Schlüsselwert rechts vom Text anhängen zeigt den Schlüsselwert nach dem Text an.

• Schlüsselwert ist nicht mit einbezogen wird den Schlüsselwert nicht mit einbeziehen.

Nach der Titelzeile n leere Zeile(n) einfügen

Wählen Sie diese Option aus, um eine Leerzeile nach dem Titel einzufügen.

Schlüsselwerte

Über die Dropdown-Liste legen Sie fest, wie Schlüsselwerte angezeigt werden:

• Alles anzeigen zeigt alle Werte an, auch wenn sich diese wiederholen.

• Duplikate verhindern zeigt einen Schlüsselwert nur einmal und berücksichtigt Wiederholungen nicht.

Nach jeder Schlüsselwertänderung Zwischensummenzeile einfügen

Damit wird eine Zwischensummenzeile eingefügt. Eine Zwischensummenzeile nimmt alle Messwerte des aktuellen Schlüssels auf.

Nach jeder Schlüsselwertänderung n leere Zeile(n) einfügen

Wählen Sie diese Option, wenn am Ende jeder Schlüsselfeldgruppe eine leere Zeile eingefügt werden soll (siehe nachstehende Abbildung). Falls „Zwischensummenzeile einfügen“ ebenfalls ausgewählt ist, fügt Monarch Classic erst die Zwischensummen- und dann die Leerzeile ein.

Text

Geben Sie Text ein, um die Zwischensumme zu beschreiben. Die Standardbezeichnung ist „Zwischensumme“.

Sie können auch weitere Optionen auswählen, um den Schlüsselwert gemeinsam mit dem Text anzuzeigen:

• Schlüsselwert links vom Text einfügen zeigt den Schlüsselwert vor dem Text an.

• Schlüsselwert rechts vom Text anhängen zeigt den Schlüsselwert nach dem Text an.

• Schlüsselwert ist nicht mit einbezogen wird den Schlüsselwert nicht mit einbeziehen.

Beim Drucken einen Seitenumbruch einfügen

Wählen Sie diese Option aus, um vor Ausdruck der einzelnen neuen Schlüsselfeldwerte jeweils einen Seitenumbruch einzufügen. Falls „Zwischensummenzeile einfügen“ ebenfalls ausgewählt ist, fügt Monarch Classic erst die Zwischensummenzeile und dann den Seitenumbruch ein. Diese Option wird angewandt, wenn die Summierung ausgedruckt und nicht nur auf dem Bildschirm angezeigt werden soll.

Für Summierung definierte Standardfärbung

Wählen Sie diese Option aus, um die definierten Standardeinstellungen zu verwenden. Die Standardeinstellungen können mit dem Assistenten für Entwurfseinstellungen festgelegt werden.

In gesamter Spalte überschreiben

Wählen Sie diese Option aus, um die Standardeinstellungen zu ignorieren und Farben für die derzeit ausgewählte Schlüsselspalte zu definieren.

Wenn Sie auf diese Option klicken, wird anfänglich ein Farbmuster angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Vorschaufeld, um das Dialogfeld Farbeigenschaften anzuzeigen, und legen Sie dann in diesem Dialogfeld die Textfarbe, die Füllfarbe sowie die Musterart und -farbe fest.

In ausgewählten Abschnitten überschreiben

Wählen Sie diese Option aus, um die Standardeinstellungen zu ignorieren und Farben für Titel, Schlüsselwerte und/oder Zwischensumme zu definieren.

Wenn Sie auf diese Option klicken, wird für jeden Bereich ein Farbmuster angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Vorschaufeld eines Bereichs, um das Dialogfeld Farbeigenschaften anzuzeigen, und legen Sie dann in diesem Dialogfeld die Textfarbe, die Füllfarbe sowie die Musterart und -farbe fest.

Markieren Sie Für verhinderte doppelte Schlüssel wird Schlüsselwertfärbung verwenden, wenn für verhinderte Schlüsselduplikate die gleichen Farben wie für die Schlüsselwerte verwendet werden soll.

Markieren Sie Zwischensummenbezeichnungsfarbe auf Messwertspalten anwenden, wenn für Messwertspalten die gleichen Farben wie für die Zwischensummenbezeichnung verwendet werden sollen.